header image

PRODUCTION PLANNING AND INVENTORY CONTROL (PPIC)

Posted by: | Desember 25, 2012 | No Comment |

MAKALAH

PRODUCTION PLANNING AND INVENTORY CONTROL (PPIC)

 

 

 

 

 

 

 

Disusun Oleh :

 

Nama                             :   Juli Rianto

NIM                               :   S12114015

Program Studi              :   S1 Teknik Industri

 

 

Ditujukan kepada :

PROGRAM STUDI S1 TEKNIK INDUSTRI

SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI MUHAMMADIYAH KEBUMEN

Jl. Pahlawan 188 Mertokondo Kebumen 54317 Telp. 0287 5547279 Fax. 0287 385212

e-mail: [email protected] Website: www.sttm.ac.id

PRAKATA

Puji sukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT. yang telah memberikan beribu kenikmatan sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas makalah yang kami beri judul PRODUCTION PLANNING AND INVENTORY CONTROL (PPIC).

Makalah ini berisi seluk beluk sistem produksi (manufaktur), perencanaan (planning), dan kontrol terhadap sistem ketersediaan bahan baku (inventory control). Jika kita ambil pengertian Production Planning bukan hanya merencanakan produksi saja, dimana pengertiannya bisa menjadi lebih luas lagi. Begitu juga dengan Iventory Control, pengertiannya bukan hanya sekedar mengkontrol bahan baku saja tetapi bagaimana deptartemen PPIC dapat me-minimalkan persediaan bahan baku yang berada di departemen Warehouse sehingga penempatan di gudang menjadi lebih efektif dan dapat menekan biaya penyimpanan dan pembelian bahan baku.

Akhir kata, semoga makalah ini dapat bermanfaat dan dapat menambah kasanah keilmuan kita tentang Production Planning and Inventory Control..

 

Karanganyar, 01 Desember 2012

Penyusun

 

 

 

DAFTAR ISI

 

Prakata ………………………………………………………………………..     i

Daftar Isi ………………………………………………………………………    ii

BAB I   Pendahuluan

1.1.    Latar Belakang …………………………………..……………    1

1.2.    Tujuan ……………………………………………..………….    2

1.3.    Manfaat ……………………………………………..…………    2

BAB II  Isi

2.1.    Pengertian PPIC ……………………………………………….    3

2.2.    Konsep Dasar Pekerjaan PPIC …………………………………    4

BAB III                                                                                                                  Penutup

3.1.    Simpulan ………………………………………………..…….    11

3.2.    Saran ……………………………………………………..……   12

Daftar Pustaka ………………………………………………………….……..    13

BAB I

  1. 1.        LATAR BELAKANG

Fungsi Planning dalam perusahaan (manufacture) dijalankan oleh bagian PPIC ( Production Planning and Inventory Control ). Disamping memiliki fungsi production planning, PPIC juga memiliki peranan dalam manajemen Inventory.

Inventory atau barang persediaan merupakan aset perusahaan yang berupa persediaan bahan baku / raw material, barang-barang sedang dalam proses produksi, dan barang-barang yang dimiliki untuk dijual. Karena  inventory disimpan di gudang, maka manajemen inventory  dan gudang sangat berkaitan. Pergudangan sendiri adalah kesatuan komponen didalam suplay chain  product. Gudang berfungsi sebagai tempat penyimpanan barang sampai digunakan dalam proses produksi. Fungsi  penyimpanan ini sering disebut ruang persediaan atau gudang bahan baku. Perusahaan besar atau kecil, untuk pengadaan dan penyimpanan barang ini diperlukan biaya besar. Biaya penyimpanan ini setiap tahun umumnya mencapai sekitar 20 – 40% dari harga barang (Indrajit, R,E., Djokopranoto,R., Manajemen Persediaan, 2003, Gramedia, hal.3). Untuk itu diperlukan strategi atau manajemen inventory yang baik agar biaya persediaan optimum.

Dalam struktur organisasi  ada beberapa variasi untuk  mempertegas fungsi planing dan gudang (material ware house dan final product ware house), untuk  kondisi seperti ini, PPIC bertanggung jawab pada  monitoring persediaan (Safety Stock, mengeluarkan Bill of Material, akurasi data inventory, efektivitas sistem informasi).

Sedangkan aktivitas pergudangan, seperti penerimaan dan penyimpanan, serta pengiriman raw material ke bagian processing, penerimaan dan penyimpanan serta pengiriman final produk ke kustomer, mengoperasikan sistem informasi, umumnya dibawah kendali Head Ware House setingkat supervisor atau manager, disesuaikan dengan lingkup tanggung jawabnya.

 

  1. 2.        TUJUAN

Adapun maksud dan tujuan disusunnya makalah ini yaitu:

  1. Sebagai pemenuhan atas tugas mata kuliah yang diberikan.
  2. Memberi gambaran kepada pembaca tentang sistem pengorganisasian perusahaan (manufaktur) yang baik.
  3. Memupuk jiwa wirausaha kepada pembaca.
  4. Memberi referensi kepada pembaca tentang fungsi dan tugas pokok dari departemen PPIC.

 

  1. 3.        MANFAAT

Dengan membaca dan memahami isi makalah, diharapkan dapat memperoleh manfaat yaitu:

  1. Semakin terbukanya pengetahuan tentang sistem perencanaan produksi dan control bahan baku yang baik dalam suatu perusahaan.
  2. Bertambahnya wawasan tentang tata kelola perusahaan yang baik.
  3. Semakin tingginya minat untuk mampraktekkan ilmu yang didapat dengan berwira usaha.
  4. Semakin menurunnya jumlah pengangguran usia kerja.

 

BAB II

 

2.1. Pengertian PPIC

PPIC (Production Planning and Iventory Control) adalah kegiatan merencanakan produksi dan mengontrol kebutuhan bahan baku agar proses produksi (manufaktur) dapat berjalan dengan baik (efektif dan efisien). Jika kita ambil pengertian production planning bukan hanya merencanakan produksi saja, dimana pengertiannya bisa menjadi lebih luas lagi. Jika kita ingin merencanakan suatu produksi maka kita harus mengetahui kebutuhan bahan yang akan di produksi yang mana departemen PPIC dapat mengetahuinya berdasarkan informasi dari departemen R&D berupa formulasi produk dan dari sini departemen PPIC dapat menghitung kebutuhan bahan baku yang harus disediakan sesuai dengan berapa banyak yang akan diproduksi. Sedangkan Iventory Control pengertiannya bukan hanya sekedar mengontrol bahan baku saja tetapi bagaimana departemen PPIC dapat meminimalkan persediaan bahan baku yang berada di departemen Warehouse sehingga penempatan di gudang menjadi lebih efektif dan dapat menekan biaya penyimpanan dan pembelian bahan baku.

Yang perlu diketahui bahwa berdasarkan survey yang pernah dilakukan oleh suatu lembaga survey kepada suatu pelanggan yang menyatakan alasan mengapa pelanggan meninggalkan perusahaan, antara lain disebutkan karena meninggal (1%), pindah (3%), membentuk kelompok lain (5%), alasan pesaing lebih baik (9%), produk mengecewakan (14%), dan sikap tidak berbeda dari perusahaan dalam memberikan pelayanan dari waktu ke waktu (68%). Alasan terakhir ini menunjukan bahwa perlu adanya perbaikan terus-menerus (continuous improvement) dalam proses industri untuk mempertahankan loyalitas pelanggan (customer loyalty) kepada perusahaan.

Berdasarkan survey diatas maka departemen PPIC mempunyai peranan penting di dalam mewujukan perbaikan terus-menerus (continuous improvement) sehingga dapat mempertahankan loyalitas pelanggan (customer loyalty). Departemen PPIC merupakan urat nadi perusahaan tetapi kadang PPIC dianggap sepele bagi sebagian manager/perusahaan. Mungkin pemikiran sepeti itu menganggap bahwa tanpa adanya PPIC perusahaan tetap dapat berjalan tapi hasilnya tidak akan dapat efektif dan efisien.

Gambar 1. Struktur Organisasi Departemen PPIC

2.2. Konsep Dasar Pekerjaan PPIC

Dari pengertian PPIC maka pekerjaan PPIC dapat berjalan lebih efektif dan efisien apabila:
1. Mengetahui Kapasitas Produksi.
2. Mengetahui Forecast Penjualan.
3. Mengetahui Customer Order.
4. Mengetahui Formula Produk.
5. Mengetahui Proses Produksi.
6. Mengetahui Kualitas Produk.
7. Mengetahui Kapasitas Gudang.
8. Mengetahui Leadtime Pembelian.
9. Mengetahui Quantity Minimum Order.
10. Mengetahui Bahan Baku Alternatif.
11. Mengetahui Kapasitas Ekspedisi.
12. Mengetahui Leadtime Pengiriman.
13. Mengetahui Safty Stock Raw Material & Finish Good.

 

Gambar 2. Konsep Dasar Traditional Intermediaries

 

Gambar 3. Konsep dasar Hub. Based Chain

  1. Kapasitas Produksi.

Kapasitas Produksi adalah seberapa banyak suatu mesin produksi dalam membuat suatu produk selama satu hari kerja. Dengan kapasitas produksi ini maka departemen PPIC dapat mengetahui berapa lama proses produksi untuk dapat menghasilkan barang dengan kualitas yang baik dalam jumlah tertentu. Kapasitas produksi di dapatkan dari departemen produksi.

 

  1. Forecast Penjualan.

Forecast Penjualan adalah perkiraan penjualan yang akan datang baik untuk satu bulan atau tiga bulan kedepan. Dengan forecast ini maka departemen PPIC dapat memenuhi permintaan customer dan membuat safety stock finish goods. Forecast Penjualan ini didapatkan dari departemen marketing.

  1. 3.        Customer Order.

Customer Order adalah permintaan pelanggan terhadap produk finish goods yang ditawarkan oleh marketing baik itu produk regular maupun produk pesanan khusus. Dari customer, order yang masuk ini maka PPIC dapat menjadwalkan rencana produksi sampai produk itu terkirim sesuai dengan leadtime yang sudah ditentukan.

  1. Formula Produk

Formula produk dikeluarkan berdasarkan hasil uji coba dari departemen R&D terhadap suatu produk sampai produk itu dapat dijual ke customer. Dalam formula itu terdapat rincian bahan baku yang akan digunakan untuk suatu produk dengan uraian persentase. Berdasarkan formula itu maka PPIC dapat memperhitungkan berapa banyak bahan yang dibutuhkan untuk permintaan customer.

  1. Proses Produksi

Proses produksi didalam produksi suatu produk berbeda-beda perlakuannya, oleh karena itu maka PPIC harus dapat mengetahui setiap produk di dalam proses produksinya sehingga bisa memperkirakan berapa lama suatu produk itu dapat dibuat sampai selesai dan sesuai dengan kapasitasnya juga. Proses produksi ini dapat diketahui dengan memahami produk tersebut pada saat produksi apa saja kendala yang dapat terjadi untuk suatu produk tersebut.

  1. Kualitas Produk

Kualitas produk dapat dinyatakan bahwa produk itu berkualitas sesuai dengan standar yang sudah ditentukan berdasarkan departemen QC. Kualitas ini menjadi penting bagi PPIC karena didalam suatu produksi ada beberapa tahapan tes QC untuk menyatakan produk tersebut lolos QC atau tidak lolos QC. Dengan mengetahui masalah kualitas produk, maka PPIC dapat mengkomunikasikan dengan marketing mengenai kualitas yang diinginkan karena tidak semua kustomer sesuai dengan standar yang kita keluarkan dalam artian bahwa kualitas produk itu masih dapat dibicarakan dengan kustomer dan yang dapat membicarakan masalah kualitas produk yang kita dapatkan pada saat produksi adalah marketing sendiri yang memegang peranan penting ini.

  1. Kapasitas Gudang

Kapasitas Gudang ditentukan berdasakan dari departemen gudang yang mana data ini dapat diukur sesuai dengan barang yang ingin kita buat stoknya. Dengan data ini Gudang dapat memperkirakan berapa banyak barang tersebut dapat disimpan di gudang. Maka PPIC harus dapat mengatur masuknya barang agar tidak ada penumpukan barang di dalam gudang yang dapat menghabiskan kapasitas gudang. Sehingga dengan memperhatikan hal seperti ini teciptalah efisiensi dan efektifitas gudang.

  1. Leadtime Pembelian

Leadtime pembelian didapat dari departemen purchasing yang mana departemen purchasing mendapatkanya sesuai dengan negosiasi dengan para supplier dan perhitungan dokumen yang harus diproses secara internal departemennya. Maka dengan adanya Leadtime Pembelian ini PPIC dapat memperhitungan pembelian bahan baku agar dapat lebih efektif dan efesien selain itu akan didapatkan saefty stock barang yang diinginkan.

  1. 9.        Quantity Minimum Order

Quantity Minimum Order didapatkan dari departemen purchasing yang mana departemen purchasing mendapatkannya sesuai dengan negosiasi dengan para suplier. Departemen PPIC dapat mengorder sesuai dengan Quantity Minimum Order yang sudah ditentukan kecuali ada hal khusus yang mengharuskan memesan barang diluar Quantity Minimum Order maka departemen PPIC meminta kepada departemen purchasing unuk menegosiasikan dengan suplier.

  1. Bahan Baku Alternatif

Bahan Baku Alternatif berdasarkan informasi dari departemen R&D, yang mana bahan ini bagi industri sangatkan dibutuhkan karena jika tidak ada bahan alternatif bagi suatu produk dan pada saat produksi bahan baku utama tidak tersedia oleh suplier maka produksi akan menggunkan bahan alternatif tersebut. Karena departemen PPIC yang mengontrol inventory part dan planning production sehingga departemen PPIC dapat memperhitungkan kapan harus menggunakan bahan alternatif tersebut, selain itu juga dengan adanya bahan alternatif ini maka dapat menurunkan biaya pembelian bahan karena departemen purchasing akan membeli barang yang harganya paling murah diantara bahan baku alternatif yang ada.

  1. Kapasitas Ekspedisi

Kapasitas Ekspedisi ini didapatkan dari departemen ekspedisi yang mana infomasi ini digunakan untuk memperhitungan pengirman barang yang harus dikirim sesuai dengan customer order yang diterima dengan memperhitungkan leadtime pengiriman dan permintaan pengiriman barang diluar leadtime yang sudah ditentukan secara internal. Dengan adanya ini maka departemen PPIC dapat menentukan pengiriman barang yang harus dikirim karena menyangkut dengan customer order yang sudah diterima oleh departemen PPIC.

  1. Lead time Pengiriman

Lead time Pengiriman ini didapatkan dari keputusan yang telah digodok oleh Plan Manager dengan departemen terkait yang berhubungan dengan customer order. Dengan adanya leadtime pengiriman ini maka dapat memastikan kepada kustomer kapan barang yang dipesan dapat sampai ditempat para kustomer, selain itu juga departemen PPIC dapat memperhitungkan kapan seharusnya pesanan kustomer tersebut harus diproduksi.

  1. 13.    Safty Stock Raw Material dan Finish Goods

Safety stock Raw Material dan Finish Goods ini sangatlah diperlukan bagi sebuah perusahan karena dengan adanya ini maka kebutuhan akan raw material untuk kebutuhan produksi akan selalu tejaga dan tidak akan mengalami kekurangan disaat produksi akan berjalan dan kebutuhan kustomer akan hasil yang baik pun akan terjaga dengan aman pada saat kustomer mengeluarkan permintaan akan hasil yang baik maka akan selalu tersedia.

 

BAB III

PENUTUP

 

3.1.  Simpulan

Simpulan yang dapat diambil dari uraian makalah adalah:

  1. PPIC (Production Planning and Iventory Control) adalah kegiatan merencanakan produksi dan mengontrol kebutuhan bahan baku agar proses produksi (manufaktur) dapat berjalan dengan baik (efektif dan efisien).
  2. Kedudukan PPIC dalam suatu perusahaan sangat penting dikarenakan dengan adanya departemen PPIC perusahaan manufaktur akan dapat melakukan efektifitas dan efisiensi dalam operasional perusahaan maupun dalam ketersediaan bahan baku yang memadahi.
  3. Pekerjaan PPIC dapat berjalan lebih efektif dan efisien apabila kita dapat mengetahui kapasitas produksi, mengetahui forecast penjualan, mengetahui customer order, mengetahui formula produk, mengetahui proses produksi, mengetahui kualitas produk, mengetahui kapasitas gudang, mengetahui lead time pembelian, mengetahui quantity minimum order, mengetahui bahan baku alternatif, mengetahui kapasitas ekspedisi, mengetahui lead time pengiriman, mengetahui safety stock raw material dan finish good.

 

 

3.2.  Saran

  1. Karena cakupan PPIC yang sangat luas, maka penelitian lebih lanjut sangat disarankan agar dapat digali lebih dalam dan dapat lebih mengembangkan fungsi dari PPIC.
  2. Fungsi dan konsep dasar PPIC yang terdapat pada makalah adalah merupakan contoh bentuk dasarnya saja. Implementasi pada bentuk perusahaan (manufaktur) yang sesungguhnya masih membutuhkan banyak penyesuaian tergantung dari jenis perusahaan dan faktor permasalahan yang muncul.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

DAFTAR PUSTAKA

http://www.terindikasi.com. cara membuat makalah yang baik dan benar.html. Diunduh:  29/11/2012 jam 17.59 WIB.

http://www.vhuba.blogsspot.com. 201202 pengertian ppic.html. Diunduh: 30/11/ 2012 jam 16.11 WIB.

http://www.bonymualitan.blogspot.com. ppic html. Diunduh: 30/11/2012 jam 16.25 WIB.

http://www.dedylondong.blogspot.com. 201204 memahami fungsi ppic productions html. Diunduh: 01/12/2012 jam 17.36 WIB.

under: Uncategorized

Leave a response






Your response:

Categories